Arbejdspladsvurdering
Hvad er er en arbejdspladsvurdering?
En arbejdspladsvurdering (APV) er et essentielt værktøj, når det handler om at få et overblik over virksomhedens arbejdsmiljø. Den anvendes til at kortlægge og vurdere virksomhedens arbejdsmiljøforhold og skabe overblik over nødvendige indsatsområder, både hvad angår fysiske og psykiske arbejdsmiljøforhold.
I APV’en skal virksomheden beskrive de identificerede problemer og udarbejde en handlingsplan, som skal belyse, hvordan virksomheden vil forbedre de pågældende problemer.
Formålet med en arbejdspladsvurdering er således at identificere og håndtere arbejdsmiljøproblemer, for at opnå et bedre arbejdsmiljø og en bedre trivsel i virksomheden.
Hvilke krav er der til en APV?
Alle virksomheder med ansatte er omfattet af arbejdsmiljølovens krav om, at der skal laves en arbejdspladsvurdering (APV).
Der er ikke krav til, hvordan man laver en arbejdspladsvurdering, men der er krav til, at APV'en skal være skriftlig og overholde en række andre overordnede krav. Desuden er der krav om, at arbejdspladsvurderingen skal revideres minimum hvert 3 år og i tilfælde af ændringer, der kan have indflydelse på arbejdsmiljøforholdene.
De overordnede krav til APV
Ifølge arbejdsmiljølovgivningen skal følgende 4 overordnede APV-krav overholdes:
APV-forløbet – Det skal sikres, at APV-forløbet (APV-processen) indeholder følgende fem faser:
- Identifikation og kortlægning af arbejdsmiljøet i alle dele af virksomheden, herunder om der er arbejdsmiljøproblemer samt problemernes art og omfang.
- Beskrivelse og vurdering af de identificerede arbejdsmiljøproblemer
- Inddragelse af virksomhedens sygefravær
- Prioritering af løsninger og udarbejdelse af en handlingsplan
- Retningslinjer for opfølgning på handlingsplanen
Samarbejde - Ledelsen og medarbejderne skal samarbejde om hele APV-forløbet.
Skriftlighed - Arbejdspladsvurderingen skal være skriftlig.
Tilgængelig - APV’en skal være tilgængelig for ledelsen, medarbejderne og Arbejdstilsynet.
Hvordan laver man en arbejdspladsvurdering?
Det er selvfølgelig væsentligt, at de overordnede krav til APV’en overholdes, men derudover er der metodefrihed, hvilket betyder, at der ikke er krav til, hvordan kortlægningen af arbejdsmiljøforholdene foretages og hvordan APV’en i øvrigt udarbejdes.
Metodefrihed
Der findes flere forskellige måder at gribe en arbejdspladsvurdering an på, når man skal have kortlagt arbejdsmiljøforholdene og have identificeret eventuelle arbejdsmiljøproblemer.
Som udgangspunkt bør man benytte den eller de metoder, der passer bedst til virksomheden.
Som inspiration kan nævnes følgende kortlægningsmetoder til arbejdspladsvurderingen:
- Interviews
- Arbejdsmiljørunderinger
- Spørgeskemaundersøgelser
- Dialogmøder
- Temamøder
- Tavlemøder
- Tjeklister
Hver metode har sine fordele og ulemper, men uanset hvilken metode eller sammensætning af metoder der benyttes, er det vigtigt at tage højde for, at de overordnede APV-krav skal overholdes.
I det følgende beskrives et par af de ovenfor nævnte metoder.
Spørgeskemaundersøgelser
Spørgeskemaundersøgelser er en særdeles nem kortlægningsmetode som bl.a. kan give en kvantificering / målbar bedømmelse af medarbejdernes svar og påpegning af problematiske forhold. Metoden er desuden oplagt, når der kræves en vis form for anonymitet. Anonymitet i forbindelse med besvarelse af spørgsmål vedrørende psykiske forhold og trivsel vil i de fleste tilfælde give de mest ærlige besvarelser.
Spørgeskemaundersøgelser kan gennemføres med papirbaserede spørgeskemaer eller, hvad der er mere oplagt i disse digitaliserede tider, med digitale spørgeskemaer, hvor medarbejderne besvarer spørgeskemaet online på en PC, tablet eller smartphone.
Den digitale spørgeskemaundersøgelse er en meget effektiv metode, som kræver et minimum af ressourcer til gennemførelse af kortlægningen af virksomhedens arbejdsmiljøforhold.
Interviews
En anden kortlægningsmetode, som dog er noget mere ressourcekrævende end spørgeskemametoden, er at interviewe medarbejderne enkeltvis eller i grupper.
Interviewmetoden er især velegnet til at få relevante oplysninger om medarbejdernes daglige oplevelser men i modsætning til spørgeskemametoden er den ikke så velegnet til at give en målbar bedømmelse af medarbejdernes svar og påpegning af problematiske forhold.
Endvidere skal man tage højde for, at det ikke er muligt at have fuld anonymitet, hvilket kan være problematisk grundet de personlige udsagn, der vil forekomme i løbet af et interview.
Desuden kræver metoden træning og erfaring af den eller dem som foretager interviewene.
Hvilke virksomheder skal lave arbejdspladsvurdering?
Det er lovpligtigt at alle virksomheder med medarbejdere skal lave en arbejdspladsvurdering (APV) og det er arbejdsgiveren, som har det overordnede ansvar for, at den laves.
Kravet om APV gælder uanset antallet af medarbejdere og uanset om der er tale om tidsbegrænsede ansættelser eller løsarbejdere.
Hvem skal deltage i APV-processen?
Både ledelsen og de ansatte skal være inddraget i APV-processen, herunder i kortlægningen af arbejdsmiljøet og identificeringen af områder, hvor der er behov for en indsats, samt i udarbejdelsen af handlingsplaner, der omfatter løsninger, forbedringstiltag og retningslinjer for opfølgning.
Virksomheden kan altid vælge at benytte ekstern assistance til udarbejdelse af APV'en men har den ikke selv den fornødne indsigt til at udarbejde APV'en, skal der indhentes ekstern sagkyndig bistand.
Den skriftlige APV, skal efterfølgende gøres tilgængelig på virksomheden for både medarbejderne, ledelsen og Arbejdstilsynet.
Antallet af ansatte har betydning
I virksomheder med over 9 ansatte, skal der oprettes en arbejdsmiljøorganisation (AMO). I disse virksomheder er det arbejdsmiljøorganisationen som skal deltage i APV-arbejdet.
I mindre virksomheder med under 10 ansatte, hvor der ikke er krav om etablering af en arbejdsmiljøorganisation, skal medarbejderne deltage i APV-arbejdet, på samme vilkår som arbejdsmiljøorganisationen skal i virksomheder med over 9 ansatte.
Hvor tit skal en APV revideres?
En arbejdspladsvurdering skal revideres eller fornyes, når der forekommer ændringer, som har betydning for arbejdsmiljøet. Det kan f.eks. være ændringer i den måde arbejdet udføres på eller ændringer i arbejdsprocesser og -metoder.
Eksempler på ændringer i arbejdsmiljøforholdene som kan have betydning for arbejdsmiljøet og udløse krav om revurdering af APV’en:
- Brug af ny maskine
- Procesændringer
- Anvendelsen af ny teknologi
- Flytning til nye lokaler
- Indførelse af hjemmearbejdspladser
- Organisationsændringer
Det kan også være nødvendigt løbende at justere arbejdspladsvurderingen, hvis I får ny viden eller nye erfaringer. Det kan f.eks. være viden om øget sygefravær eller erfaringer fra en arbejdsulykke eller en konkret hændelse i virksomheden.
Arbejdspladsvurderingen skal under alle omstændigheder revideres mindst hvert tredje år. I praksis vil man normalt lave en helt ny APV, når der er væsentlige ændringer eller når der er gået 2 – 3 år siden sidste APV blev udarbejdet.
I forbindelse med revurderingen af en APV er det væsentligt at huske på arbejdspladsvurderingens 5 faser, herunder at revidere handlingsplanen og dens retningslinjer for opfølgning på, om de valgte løsninger har haft den ønskede effekt.
Hvem er ansvarlig for revidering?
Som tidligere nævnt er det arbejdsgiverens overordnede ansvar at der udarbejdes en arbejdspladsvurdering og det er ligeledes arbejdsgiveren, som har det overordnede ansvar for, at den revideres rettidigt.
I praksis er ansvaret for virksomhedens APV-arbejde almindeligvis uddelegeret til en eller flere personer i virksomhedens arbejdsmiljøorganisation eller øvrige organisation.
Hvad sker der, hvis vores APV er mere end 3 år?
Hvis ikke I når at revidere jeres arbejdspladsrevirdering eller lave en ny APV, inden der er gået 3 år fra den sidste APV blev udarbejdet eller revideret, kan I få et påbud af Arbejdstilsynet.
Arbejdstilsynet giver ikke dispensation til at overskride de 3 år.
Hvorfor lave APV? - 4 gode grunde
Arbejdspladsvurderingen giver jer / virksomheden mulighed for at arbejde systematisk og konstruktivt med arbejdsmiljøet, hvad enten der er tale om det fysiske eller psykiske arbejdsmiljø.
F.eks. giver APV’ens kortlægning og vurdering af de psykiske arbejdsmiljøforhold virksomheden mulighed for at få indblik i og arbejde systematisk og konstruktivt med de ansattes trivsel og arbejdsglæde. De psykiske forhold omfatter bl.a. også stress, tillid, samarbejde, konflikter og krænkende adfærd m.m.
Nedenfor nævnes 4 gode grunde til at lave APV og arbejde systematisk og konstruktivt med arbejdsmiljøet.
4 gode grunde til at lave APV
Det at lave arbejdspladsvurdering skal ikke ses som en sur pligt, der blot skal laves for at overholde lovgivningen og som skal overstås hurtigst muligt.
Arbejdspladsvurderinger bør i stedet ses som et effektivt redskab, der gør det muligt for jer at arbejde systematisk med arbejdsmiljøudfordringerne i jeres virksomhed. Arbejdspladsvurderingen kan nemlig være med til at styrke hele organisationen strategisk og i sidste ende forbedre virksomhedens bundlinje i det økonomiske regnskab.
Hvis I laver en veludført arbejdspladsvurdering og efterfølgende retter op på de identificerede problemer, vil I udover at efterkomme kravet om APV, opnå følgende fordele:
1) Øget motivation, arbejdsglæde og effektivitet
Når I har fået identificeret medarbejderens udfordringer og problemstillinger og efterfølgende løser dem, vil I opleve en øget motivation, arbejdsglæde og effektivitet blandt medarbejderne.
2) Færre ulykker
APV’en vil ofte afdække forhold, hvor der er unødig høj risiko for arbejdsulykker og hvor I kan implementere sikkerhedsmæssige foranstaltninger for at reducere ulykkesrisici.
3) Mindre sygefravær
Udover at færre ulykker vil reducere sygefraværet, vil I opleve at sygefraværet bliver mindre på grund af den øgede motivation og arbejdsglæde, der opstår, når medarbejderne via APV-kortlægningen føler sig hørt. Herunder at der bliver taget aktivt hånd om deres udfordringer på arbejdspladsen.
4) Reducerede omkostninger
Når I er lykkedes med at øge motivationen og arbejdsglæden og sænke sygefraværet, vil virksomheden opnå reducerede omkostninger på grund af:
- Mindre rekruttering – De ansatte vil være mere loyale overfor virksomheden.
- Øget effektivitet – Motiverede og glade medarbejdere er mere effektive.
- Færre ulykker – Ulykker forbygges med sikkerhedsmæssige tiltag på grundlag af APV’en, hvorved omkostninger i forbindelse med ulykker undgås.
- Mindre sygefravær – Motivation, arbejdsglæde og færre ulykker reducerer fravær.
Det kan derfor anbefales at tage arbejdet med en APV seriøst, da effekten af et godt arbejdsmiljø spænder vidt og i sidste ende påvirker bundlinjen positivt.
Nyttige links
Se Arbejdstilsynets bekendtgørelse med kravene til APV her.
Se Arbejdstilsynets APV-vejledning her.
Andre relevante spørgsmål og svar om APV kan findes her.
Lav selv jeres APV med Sikma Cloud APV.